Prince2

PRINCE2-methodiek is een projectmanagementmethode die in het algemeen ook toepasbaar is op alle typen projecten. De methode is gebaseerd op praktijkervaringen met verschillende projectmanagement methoden en praktijkvoorbeelden.

PRINCE2-methodiek is een standaard die door de Britse overheid (Office of Goverment) wordt gebruikt, die nu ook veel in de private sectoren en internationaal wordt gebruikt.

Voordat we kort het PRINCE2-methodiek induiken zijn dit enkele algemene punten over het projectmanagement. Die zouden ons moeten helpen.

Wanneer kun je PRINCE2-methodiek (PRojects IN Controlled Environments) gebruiken?

Wanneer we iets willen bouwen, uitvoeren van een migratie naar een ander computerplatform, realiseren van een cultuurverandering in een organisatie of nieuwe werkmethoden ontwikkelen en implementeren, moeten we een paar vragen beantwoorden:

• Wat proberen we te doen?
• Wanneer beginnen we?
• Wat hebben we nodig?
• Kunnen we het alleen doen of hebben we hulp nodig?
• Hoe lang duurt het?
• Hoeveel kost het?
• Dit zijn de gebruikelijke vragen aan het begin van elk project, en de antwoorden zijn de bouwstenen van projectmanagement.

Gestructureerd projectmanagement verdeelt het project tevens in vastgestelde stappen om het georganiseerd te maken. We weten ook uit ervaring dat ongeorganiseerde, slecht beheerste projecten meestal desastreus fout kunnen gaan. Gestructureerd projectmanagement bestaat ook om rampen te voorkomen.

Het PRINCE2-raamwerk stelt dat projecten het volgende moeten hebben:

Georganiseerde en beheerste start: plannen en organiseren voordat men erin springt.
Een georganiseerde en beheerste uitvoering: projecten georganiseerd en ook gecontroleerd houden.
Georganiseerde en beheerste afsluiting: wanneer u hebt wat u wilt en het project afgerond is, de losse eindjes aan elkaar knopen.

Om te omschrijven wat een project moet doen en wanneer, heeft PRINCE2 een serie processen. Deze behandelen ook alle activiteiten die nodig zijn voor een project, van het opstarten tot het afsluiten.

Rollen in projectmanagement

Projectmanager
De projectmanager neemt de verantwoordelijkheid voor het organiseren en controleren. Daarnaast selecteert hij de mensen om het projectwerk te doen en zorgt ervoor dat het op de juiste manier en op tijd wordt gedaan. Tevens stelt de projectmanager de projectplannen op die duidelijk beschrijven wat het projectteam gaat doen en wanneer zij verwachten klaar te zijn.

Klant, gebruiker en leverancier
De klant of opdrachtgever betaalt voor het project. De gebruiker is de persoon die het resultaat van het project ook gaat gebruiken, of die beïnvloed wordt door het resultaat van een project. Bij sommige projecten kan tevens de klant en de gebruiker dezelfde persoon zijn. Daarnaast de leverancier of de specialist levert de benodigde expertise voor het projectwerk (het ontwerpen en bouwen van het resultaat). Zij hebben allemaal organisatie en coördinatie nodig zodat het project het gewenste resultaat oplevert; op tijd, binnen budget en met kwaliteit.

Stuurgroep
Elk PRINCE2-project heeft een stuurgroep. Die bestaat uit de klant (of leidinggevende), iemand die de kant van de gebruiker vertegenwoordigt, en ook iemand die de inbreng van de leverancier of specialist vertegenwoordigt. Bij PRINCE2-methodiek zijn zij respectievelijk de klant, zowel de senior gebruiker en ook de senior leverancier. De projectmanager rapporteert op regelmatige basis aan de stuurgroep. De stuurgroep wordt tevens geïnformeerd over de voortgang en te verwachte problemen. De stuurgroep voorziet de projectmanager ook van noodzakelijke beslissingen. Zij bepalen hoe het project verder gaat en lossen de problemen ook op.

PRINCE2 projectmanagement technieken

Projectborging
Projectborging biedt tevens een onafhankelijke kijk op de voortgang van het project. Bij PRINCE2 zijn er drie perspectieven op borging: bedrijf, gebruiker en specialist. Elk perspectief reflecteert ook de belangen van de drie leden van de stuurgroep.

Projectborging vanuit bedrijfsperspectief is het controleren of het project haalbaar blijft wat betreft kosten en baten. Vanuit gebruikersperspectief is controleren of er wordt voldaan aan de vereisten van de gebruikers. Ook is de projectborging vanuit een specialistisch of technisch perspectief zorgt ervoor dat het project een passende oplossing oplevert.

Projectondersteuning
Bij de meeste projecten is er ook veel administratief werk nodig: iedereen op de hoogte houden, vergaderingen organiseren, plannen up-to-date houden,achter zaken aan gaan, dossiers bijhouden, etc. Projectmanagers doen dit werk vaak allemaal zelf, met name op kleinere projecten. Bij grote projecten of als er meerdere projecten tegelijk gaande zijn, kan er een projectondersteuningsbureau worden opgezet om wat werk over te nemen.

PRINCE2-bereik
PRINCE2 biedt een gemeenschappelijke taal voor al die betrokken partijen. Het samenbrengen van klanten en leveranciers gaat vaak gepaard met contracten en contractmanagement. Deze aspecten gaan buiten PRINCE2 om en daarin maken wij ook het verschil vanuit ARAZ Consultancy. De methode erkent echter de noodzaak van controle en breekpunten in een project. Hiermee kunnen projecten slagen in een contractueel raamwerk.

Beheersen van een verandering

Hoe kunt u risico’s en kwaliteit beheren en hoe kunt u de veranderingen in een project beheersen? Risicomanagement gaat over het uitzoeken van wat er mis zou kunnen gaan en plannen wat u moet doen als het mis gaat. Kwaliteitsmanagement is het controleren van de kwaliteit van het werk dat in het project wordt gedaan. Dit gebeurt of door het te testen of door het werk op een andere manier te beoordelen.

Er zijn altijd veranderingen gedurende de looptijd van een project. Mensen veranderen ook van gedachten en er gebeuren andere dingen die invloed hebben op wat het project doet. PRINCE2 heeft een techniek om de impact van veranderingen te beheersen. Dit is ook om te voorkomen dat het project de verkeerde richting op gaat. PRINCE2 Agile gaat zelfs daarin verder.

Dus PRINCE2 is een methode voor het managen van projecten. Het helpt om uit te zoeken wie u erbij moet betrekken en wat hun verantwoordelijkheden zijn. Het geeft een reeks processen om door te werken en het legt uit welke informatie u gaandeweg moet verzamelen.

Maar PRINCE2-methodiek neemt u niet het werk uit handen. Het kan niet garanderen dat uw projecten succesvol zullen zijn. Goede projecten, die kwalitatieve resultaten opleveren, op tijd en binnen budget, hangen af van de kwaliteit van de betrokken mensen.

Hierin maken wij ook het verschil als ARAZ Consultancy zijnde. Elk organisatie is uniek voor ons en voor elk organisatie worden ook unieke methoden toegepast, gebaseerd op de mensen die werkzaam zijn binnen uw organisatie. Wij willen ook iedereen maximaal betrekken tijdens onze project. Dit omvat dus van stuurgroep tot aan individuele teamleden alleen op deze manier is succes te boeken.

Meer informatie

ARAZ Consultancy ondersteunt haar opdrachtgevers zeker met projectmanagement diensten. Er zijn ook genoeg mogelijkheden voor projectmanagers die zich willen aansluiten bij ARAZ Consultancy. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ARAZ Consultancy. We hebben ook een vacature openstaan voor een Projectmanager.